Service accueil population

Un agent d’accueil et administratif (h/f)

mairie

Temps non complet 28h

Saint-Jean-de-Maurienne est une ville à la montagne au pied des stations de sports d’hiver et des cols mythiques du Tour de France. Placé(e) sous l’autorité du responsable du service population citoyenneté à l’Hôtel de ville, l’agent est chargé d’accueillir, d’orienter, de renseigner le public et de traiter les dossiers relatifs aux démarches administratives. Il représente l’image de la collectivité auprès des visiteurs.

Missions principales

  • Accueil physique et téléphonique et information au public :
    • Standard téléphonique,
    • Gestion des dossiers et délivrance de documents administratifs (traitement des dossiers de cartes d’identité, passeports, attestations d’accueil des étrangers, recensement militaire, certificats divers…).
  • Traiter les demandes d’actes d’état civil dans l’application informatique et envoyer les courriers, traitements des mails.
  • Gestion des locations de salles (réservations, conventions d’occupation des locaux, facturation).
  • Participation à l’organisation des élections politiques.
  • Gestion et mise à jour du présentoir de l’accueil.
  • Gestion des dossiers communs au service, en lien avec le socle de connaissances de base à définir.

Conditions d’exercice

  • Travail en bureau et guichet d’accueil,
  • Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d’ouverture au public (permanences ponctuelles en soirée ou week-end, travail un samedi matin sur deux).
  • Pics d’activités possibles liés à la clôture des listes électorales, au recensement…
  • Participation aux scrutins électoraux.
  • Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de conflits ; devoir de confidentialité.

Autonomie et responsabilités

  • Délégation de signature de l’élu pour les formalités administratives et la délivrance des copies et extraits d’actes d’état civil.
  • Garant de la confidentialité et de l’authenticité des actes.
  • Une erreur matérielle dans la rédaction des actes engage la responsabilité civile et professionnelle de l’agent.

Relations fonctionnelles

  • Contact direct avec le public.
  • Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques, sociaux.
  • Collaboration avec la préfecture.
  • Relations avec le ministère de la Justice, l’Insee, les maternités et établissements d’accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés.
  • Contrôle du RGPD (Règlement général de la protection des données).
  • Représentation de la collectivité dans certaines réunions et instances extérieures.

Compétences et qualités requises

  • Maîtrise des outils mis à disposition : standard téléphonique, logiciel Arpège, bureautique, internet, messagerie.
  • Avoir le sens de la communication avec le public et les élus.
  • Respect de la confidentialité et du secret professionnel.
  • Polyvalence et capacité d’analyser et gérer rapidement des situations, savoir communiquer avec ses collègues.
  • Capacité à rendre compte à sa hiérarchie.
  • Rigueur, méthode, organisation et dynamisme.
  • Bonne présentation.

L’agent pourra se voir confier toutes missions liées à son grade et cadre d’emploi auquel il appartient ou est rattaché.

Statut et rémunération

  • Agent de la fonction publique territorial grade d’adjoint administratif, adjoint administratif 2e classe ou adjoint administratif 1ère classe.
  • Poste à temps non complet 28h à pourvoir à partir du 6 mars 2023.
  • Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime vacances + CNAS + participation employeur complémentaire santé et prévoyance.

Adresser lettre de candidature + CV à :
Monsieur le Maire : BP 100 – Hôtel de Ville – 73302 Saint-Jean-de-Maurienne cedex
Mél. angele.debon@saintjeandemaurienne.fr / Avant le 26 février 2023